一、《办法》背景依据
实物地质资料是地质工作中产生的岩矿心、标本、光（薄）片、样品（或副样）等实物样本，具有极其重要的开发利用价值，是国家基础性、战略性科技资源。为提升湖北省实物地质资料管理和服务效能，全面支撑新一轮找矿突破战略行动，服务国家能源资源安全保障和绿色低碳发展，依据《中华人民共和国矿产资源法》《地质资料管理条例》《地质资料管理条例实施办法》《实物地质资料管理办法》等法律法规及技术标准制定本办法。
二、《办法》出台意义
一是规范管理流程。明确全省实物地质资料汇交、保管、数字化、服务利用的全流程规则，解决职责交叉、规范不明等问题。二是支撑国家战略部署。通过系统管理实物地质资料，为新一轮找矿突破提供数据支撑，保障国家能源资源安全。三是提升服务效能。建立“省馆+分库”的分级管理体系，推动数字化与信息化建设，强化公益性服务和社会化共享。四是明确权责分工。明确省厅、省馆、分库的工作职责，形成协同高效的管理机制。
三、明确汇交要求
《办法》进一步优化实物地质资料汇交流程。汇交人应在项目野外验收后、成果地质资料汇交前，通过自然资源部系统报送实物资料目录清单。省馆应在自然资源实物地质资料中心确定Ⅰ类实物地质资料目录后，25个工作日内确定Ⅱ类和Ⅲ类目录；在向汇交人印发汇交通知书之日起，30个工作日内接收验收实物地质资料。未通过验收的，汇交人应在收到补充、修改通知后30个工作日内，完成整改并重新提交验收；通过验收的，省馆出具验收交接单，并负责将实物地质资料运输到库房。
四、明确汇交义务
《办法》进一步明确汇交人在实物地质资料汇交过程中的责任与义务。一是安全管护责任。要加强野外现场实物地质资料管理，安全妥善保管，不得随意掩埋、丢弃、损毁。二是资料整理义务。收到汇交通知书后，要按规定分类整理实物资料以备验收。三是汇交配合义务。要全程配合省馆（或分库）验收、接收、保管工作，直至资料交接完成。四是质量管控责任。要对汇交资料的真实性、完整性、准确性负责。
五、明确资料保管与更新要求
《办法》明确，省级实物地质资料库房应按照实物地质资料馆藏机构甲级及以上标准建设，分馆应参照乙级标准建设，确保实物地质资料得到妥善保管。实物地质资料的更新替换，需经过专家论证并报批，禁止擅自处置，且处置方式须遵守环保法规要求。
六、明确数字化工作要求
《办法》要求，应参照岩心多参数数字化标准，逐步推进全省实物地质资料数字化工作，逐步加强数据信息分析研究和集成应用。
七、规范实物地质资料服务管理
《办法》进一步规范实物地质资料对外服务流程。一是明确服务利用方式。省馆向社会公众提供实物地质资料的信息查询、观察取样、数据应用、科普宣传等公益性服务，利用人可按照本办法之规定申请服务利用。二是规范取样管理。实物地质资料取样利用，应严格控制取样频次和数量，并履行登记手续，提交利用承诺书。三是严格保密管理。利用人应妥善管护资料，不得损坏或改变顺序；遵守保密规定，泄密需承担法律责任。
